Die Geschäftsordnung dient der Ergänzung der Satzung des Spielraum LE e.V. Nicht erfasste Situationen sind gemeinsam zwischen Vorstand, Mitgliedern und Projekten zu klären.
§1 Kommunikation
1) Zusätzlich zu mündlicher, fernmündlicher oder postalischer Kommunikation, gilt das Internet als reguläres Kommunikationsmittel.
2) Eine Email und die Persönliche Forennachricht im Vereinsforum werden der Briefform gleichgestellt, dabei sind vollständiger Name, Ansprache mit Name und Datum zu ergänzen. Dies gilt insbesondere bei einem Austrittsgesuch, welches nur an den Vorstand zu richten ist.
3) Ergänzend zur Satzung sind Beschlüsse der Mitgliederversammlung über das Vereinsforum möglich. Davon ausgeschlossen sind Änderungen der Satzung, der Geschäftsordnung und Personenwahlen. Für die Beschlussfassung gelten folgende Regeln:
a. Genutzt wird der interne Vereinsforenbereich, der allen Mitgliedern zugänglich ist.
b. Alle Mitglieder werden per Email (über den Email-Verteiler des Spielraum LE) über die Abstimmung informiert. In der Email müssen folgende Angaben enthalten sein:
– Thema der Abstimmung
– entsprechender Link zum Beitrag im Forum
– Moderator (ein Vorstandsmitglied oder eine benannte Person)
– Zeitraum der Diskussion (mindestens 5 Tage ab Absendung der Email, davon mindestens ein Tag Wochenende)
– Zeitraum der Abstimmung (mindestens 3 Tage länger als die Diskussion, davon mindestens ein Tag Wochenende).
c. Im Zeitraum der Abstimmung darf jeder Stimmberechtigte nur einmal mit eindeutiger Aussage abstimmen.
d. Die Abstimmung ist beendet, wenn der in der Email angegebene Zeitraum verstrichen ist und mindestens 1/3 der Mitglieder ihre Stimme abgegeben haben.
e. Der Antrag gilt als angenommen, wenn mehr als 50% der Abstimmenden dafür gestimmt haben. Bei Stimmgleichheit gilt der Antrag als abgelehnt.
f. Die Veröffentlichung des Abstimmungsergebnisses erfolgt im Forum und wird unter Angabe eines Abstimmungsprotokolls per Email (über den Email-Verteiler des Spielraum LE) an alle Mitglieder versandt.
§2 Protokolle/Dokumentation
1) Sämtliche Beschlüsse des Vorstandes und der Mitgliederversammlung werden vom Vorstand protokolliert und stehen den Mitgliedern des Vereins zur Einsicht zur Verfügung.
2) Die Protokolle sind vom Versammlungsleiter und einem Mitglied des Vorstands zu unterzeichnen.
3) Der Vorstand oder ein von ihm bestimmter Verantwortlicher führt ein Vereinstagebuch, in dem alle Aktivitäten des Vereins und seiner Projekte dokumentiert werden.
4) Eine Projektliste ist öffentlich zu führen.
§3 Initiativen des Vereins
1) Initiativen des Vereins beschäftigen sich explizit mit Vereinsveranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit und Betreuung von Vereinsräumen.
2) Diese können durch den Vorstand oder Mitglieder initiiert werden.
3) Zu diesem Zweck setzt der Vorstand oder die Mitgliederversammlung einen Verantwortlichen ein.
4) Der Verantwortliche ist verpflichtet, das zugewiesene Geld unter Beachtung der Bestimmungen der Satzung zu verwenden. Er ist für den sachgemäßen Einsatz der Mittel und die zeitnahe Abgabe von Quittungen und Rückgabe von nicht genutztem Geld verantwortlich.
§4 Projekte des Vereins
1) Der Vorstand des Vereins vergibt den Status “Projekt des Spielraum LE” unter folgenden Vorrausetzungen:
a. Projektziele bestehen entsprechend der Vereinsziele, welche in der Satzung verankert sind.
b. Die Einreichung und Prüfung eines formlosen schriftlichen Antrages.
c. Der Projektleiter ist Mitglied des Vereins.
d. Ein benannter Projektkassenwart ist Mitglied des Vereins.
2) Rechte:
a. Das Projekt erhält Unterstützung in allen Fragen der Vorbereitung und Durchführung der Projektziele im Rahmen der Möglichkeiten des Vereins. Dies beinhaltet unter anderem: Öffentlichkeitsarbeit, Erfahrungsaustausch, Unterstützung in finanziellen Belangen, Bereich im Vereinsforum, Nutzung von Vereinsräumen, Versicherung und Webspace/Webadresse.
3) Pflichten:
a. Eintragung der Veranstaltung in das Vereinstagebuch innerhalb von zwei Wochen nach Ende der Veranstaltung.
b. Auf Anforderung des Vorstands ist ein Rechenschaftsbericht innerhalb von 4 Wochen nach Aufforderung vorzulegen.
c. Abgabe der Veranstaltungsabrechnung an den Vorstand innerhalb von drei Monaten nach Ende der Veranstaltung, bei Veranstaltungen im vierten Quartal eines Kalenderjahres bis zum 15.1. des Folgejahres. Auf Antrag des Projektes kann diese Frist durch den Vorstand verlängert werden.
4) Inaktivität/Auflösung:
a. Das Projekt kann zu jeder Zeit seine Auflösung beschließen. Dazu ist ein schriftlicher Abschlussbericht anzufertigen.
b. In Rücksprache mit den Projekten kann der Vorstand den Status “inaktiv” vergeben oder den Ausschluss aus dem Spielraum LE beschließen. Damit verliert das Projekt die unter 2) genannten Rechte (Richtlinie dafür sind ca. 2 Jahre Inaktivität oder Nichterfüllung der Projektpflichten). Bei drohender Gefahr für den Verein, z.B. Ansehens- oder finanzieller Verlust, kann der Vorstand ohne die Mitgliederversammlung den Ausschluss des Projekts aus dem Spielraum LE beschließen.
c. Gegen den Beschluss des Vorstandes kann das Projekt Beschwerde bei der Mitgliederversammlung einreichen oder eine Abstimmung der Mitglieder im Vereinsforum verlangen.
5) Projektintegration
a. Die Integration von neuen Projekten und die Bildung von Synergien ist ein vorrangiges Anliegen des Vereins. Jedes Mitglied ist dazu aufgefordert, sich hier arbeittechnisch einzubringen. Der Vorstand erlässt ein Arbeitspapier, das die Aufgaben, Pflichten und Möglichkeiten eines Projektes in Bezug auf den Verein erklärt.
b. Der Vorstand kann zur besseren Wahrnehmung der Integration und Synergiebildung einen Projektkoordinator einsetzen. Dieser oder der Vorstand können aus diesem Grund auch einen Projektrat einberufen, dem jeder Projektleiter, der Vorstand und gegebenenfalls der Projektkoordinator angehören.
6) Projektfinanzen:
Projekte deren Finanzen über den Verein geregelt werden unterliegen folgenden zusätzlichen Regelungen:
a. Rücklagen, die im Rahmen von Projektaktivitäten entstanden sind, verbleiben bei den Projekten. Bei Auflösung des Projektes verfügt der Verein über die Rücklagen.
b. Für Veranstaltungen, die einen Etat(Ausgaben) von 500,-€ übersteigen, wird dem Vorstand vorab ein inhaltliches und finanzielles Konzept vorgelegt, so dass dieser die satzungsgemäße Verwendung prüfen kann.
c. Für Veranstaltungen gibt der Kassenwart an die Projekte eine Handkasse max. in Höhe der Projektrücklagen aus.
d. Der Projektleiter und gegebenenfalls der Projektkassenwart ist verpflichtet, das zugewiesene Geld unter Beachtung der Bestimmungen der Satzung zu verwenden. Er ist für den sachgemäßen Einsatz der Mittel und die zeitnahe Abgabe von Quittungen und Rückgabe von nicht genutztem Geld verantwortlich.
e. Das Projekt kann eine Vorfinanzierung durch den Verein erbitten, über die der Vorstand entscheidet. Dafür muss dem Vorstand ein inhaltliches und finanzielles Konzept vorgelegt werden.
f. Das Projekt ist zur Führung einer Inventarliste verpflichtet. Diese Inventarliste umfasst nur Gegenstände mit einem Wert ab 249,-€ übersteigend.
h. Zur Finanzierung des Vereins und neuer Projekte werden 5% der Teilnehmerbeiträge von Veranstaltungen der Projekte an den Verein zur Refinanzierung abgeführt. Neue Projekte können bei Erstveranstaltungen davon ausgenommen werden. Ausnahmen erfolgen nach Absprache zwischen Projektleitung und Vereinsvorstand.
§5 Finanzen
1) Der Vorstand informiert die Mitglieder innerhalb von 5 Tagen über Finanzentscheidungen, die Einzelausgaben von 250,-€ übersteigen.
2) Auslagen für Projekte und Initiativen sind nur über diese abzurechnen, darüber hinausgehende Privatauslagen müssen vorher beim Vorstand angemeldet werden und innerhalb von 6 Wochen abgerechnet werden.
3) Die Mitgliederversammlung wählt jährlich zwei Kassenprüfer, die weder dem Vorstand noch einem vom Vorstand berufenen Gremium angehören. Ihre Aufgabe ist es, die Buchprüfung durchzuführen und den Jahresabschlussbericht zu prüfen. Die Kassenprüfer haben Zugang zu allen Buchungs- und Rechnungsunterlagen des Vereins. Die Kassenprüfer sind Mitglieder des Vereins. Ein Austritt oder Ausschluss aus dem Verein hat automatisch das Ausscheiden aus dem Amt des Kassenprüfers zur Folge.
4) Der Vorstand erlässt ein Arbeitspapier, in dem das genaue Verfahren zur Buchführung und Abrechnung von Geldern der Projekte und Initiativen geregelt ist.
§6 Neutralität bei Zuwendungen Dritter
1) Zur Finanzierung und Ausstattung des Vereins und seiner Projekte findet eine Zusammenarbeit mit kommerziellen Firmen statt.
2) Alle kommerziellen Firmen erhalten die gleichen Möglichkeiten. Der Wert der Beteiligungen ist finanziell, materiell und personell abzuwiegen.
3) Der Verein darf sich nicht in Abhängigkeit begeben. Es ist zu verhindern, dass durch ein finanzielles, materielles oder personelles Übergewicht eines kommerziellen Partners, der Verein eine Verdrängung anderer Anbieter fördert.
4) Grundsätzlich sind Leipziger Geschäftspartner bevorzugt zu behandeln.
Stand März 2017